Фото: пресс-служба
Erid: 2SDnjbxmyRf
Бессмысленные многочасовые собрания, на которых половина участников не понимает, зачем их пригласили, а другая половина — что конкретно нужно обсудить, давно стали мемом в профессиональной среде. «Всем привет, это Дмитрий. Планирую созвон на завтра в 15:00, чтобы обсудить текущий статус проекта. Всем быть!» — такое сообщение в рабочем чате нередко вызывает у сотрудников глухое раздражение.
Проблема неэффективных коммуникаций актуальна для бизнеса любого масштаба — и для стартапа из пяти человек, и для огромной корпорации. Разница лишь в том, что чем больше компания, тем выше потенциальный ущерб от плохо организованных встреч.
«Когда собирается созвон на 50–70 человек, мы просто берем несколько часов их рабочего времени, умножаем на ФОТ и получаем все издержки, которые принесла эта коммуникация», — поясняет Павел Скрипниченко, руководитель по инновациям продуктовой группы «Толк» в «Контуре».
Формула эффективности коммуникаций
Одно из ключевых преимуществ современных средств коммуникации — возможность сохранять цифровые следы взаимодействия. Транскрибация разговоров, автоматическое резюме встречи, запись видеоконференций — все это позволяет превращать устную коммуникацию в конкретные артефакты, которые можно использовать в работе.
Однако само по себе наличие записи и расшифровки не гарантирует эффективности. Исследование «Толка» показало, что многие люди, даже зная о возможности получить текстовую версию разговора, все равно делают заметки на бумаге. Это связано с тем, что в процессе коммуникации возникают как публичные артефакты — то, что было произнесено вслух, так и личные — возникшие мысли и идеи, которыми человек пока не готов делиться.
После серии качественных и количественных исследований с участием российских предпринимателей и руководителей команда Павла Скрипниченко разработала формулу для оценки эффективности деловых коммуникаций.
В упрощенном виде формула выглядит следующим образом: эффективность коммуникации = экономический профит / затраты.
Где:
- экономический профит — влияние коммуникации на бизнес-метрики, выраженное в конкретных показателях;
- затраты — время и другие ресурсы, потраченные на коммуникацию.
Как рассчитать экономический профит коммуникации
Чтобы оценить, во что обойдется ваша встреча, нужно знать, сколько стоит бизнес-процесс, частью которого она станет и на который в итоге повлияет. У каждого процесса есть результат — изменение определенной бизнес-метрики. Исследователи предлагают ранжировать процессы по степени зависимости от коммуникации:
- 100% — процессы, полностью зависящие от коммуникации, например, активные продажи.
- 80% — процессы с высокой зависимостью от коммуникации.
- 60% — процессы со средней зависимостью.
- 40% — процессы с низкой зависимостью.
- 20% — процессы с минимальной зависимостью.
Как рассчитать затраты
Затраты на коммуникацию могут быть прямыми и косвенными. Прямые затраты — это оплачиваемое работодателем время, которое потеряли сотрудники. Косвенные издержки связаны с тем, что сотрудники отвлеклись от решения других задач. Вот на что участники созвона потратили свое время:
- подготовка к коммуникации: определение цели, поиск информации и другие задачи;
- выбор формы коммуникации и релевантных участников;
- сама коммуникация — с учетом времени всех участников и их ставок;
- создание и обработка артефактов по итогам коммуникации.
Павел Скрипниченко отмечает: «Если строить график, то получается, что стоимость коммуникации очень резко растет с увеличением количества участников и увеличением доли синхронности. Отсюда вывод: синхронная групповая коммуникация — самая дорогая и часто наименее эффективная».
Применение формулы на практике
Важно понимать, что нет универсального показателя эффективности. Каждая компания определяет свои нормы исходя из собственных целей и ресурсов.
На основе расчетов можно сделать два вывода:
- Процесс коммуникации не окупается вовсе.
- Процесс приносит существенную пользу.
Формула позволяет не только оценить текущую ситуацию, но и смоделировать, как изменится эффективность при корректировке различных параметров: сокращении времени встреч, уменьшении числа участников, переходе от синхронной коммуникации к асинхронной.
Чтобы считать было проще, команда Толка разработала онлайн-калькулятор, который поможет быстро оценить стоимость любого созвона. Калькулятор учитывает среднюю заработную плату в России, коэффициенты Джини и производительности труда для должностей разных уровней. Подсчитать, сколько стоит ваша встреча, можно по ссылке.
Фото: пресс-служба
Культура коммуникаций: как выстраивать процессы
Одно из интересных открытий исследования: созвон, который вам назначают, обходится вам дороже, чем тот, что вы назначаете сами. Причина в том, что если вас приглашают на встречу, о которой вы мало знаете, вы тратите больше времени на подготовку, чем инициатор встречи.
Павел Скрипниченко предлагает простое, но эффективное правило: «Хотите позвать меня на встречу длительностью 2 часа? Без проблем, но не раньше, чем через 3 недели. А если у вас внезапно возникло желание поговорить со мной прямо завтра — я обязательно приду, но нужно будет уложиться в 15 минут».
Такой подход стимулирует сотрудников более ответственно подходить к организации коммуникаций и учитывать время коллег.
Другие принципы эффективной коммуникации
- Четко определять цель перед началом любой коммуникации. «Обсудим статус проекта» — весьма туманная цель.
- Проверять, есть ли необходимость в новой коммуникации. Возможно, ответ уже можно найти в базе знаний компании или других источниках.
- Выбирать релевантных участников, то есть только тех, кто действительно необходим.
- Выбирать оптимальную форму коммуникации. Незачем назначать созвон на 20 человек, если можно получить нужную информацию в переписке.
- Создавать полезные артефакты по итогам коммуникации. Резюме, «дорожная карта» проекта, список задач с ответственными и дедлайнами — вот ради чего стоит встречаться.
Будущее корпоративных коммуникаций
В ближайшем будущем мы увидим значительные изменения в подходах к деловым коммуникациям, прогнозирует Скрипниченко: «Мы идем к тому, что деловое общение будет сильно отличаться от бытового. Оно обрастет механиками, инструментами, методологиями — и наконец-то люди перестанут нести бытовые привычки в рабочую коммуникацию».
Интеллектуальные системы будут играть все большую роль в улучшении коммуникаций — от шумоподавления и виртуальных фонов до транскрибации и создания структурированных ИИ-резюме встреч. Все эти инструменты уже предлагает сервис «Контур.Толк». Однако технологии сами по себе не решат проблему эффективности.
«Если роботизировать бардак, то получишь роботизированный бардак», — отмечает эксперт. Сначала необходимо выстроить правильные процессы и культуру коммуникаций, и только потом внедрять технологические решения.
Сэкономьте время сотрудников и автоматизируйте создание артефактов коммуникации с Толком. Переходите по ссылке и регистрируйтесь в сервисе. А затем активируйте тестовый доступ к расширенной версии, чтобы в течение 7 дней бесплатно протестировать все инструменты Толка.
Условия пробного периода — по ссылке.