Фото: Shutterstock
Содержание
Что такое расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер (РКО) ― это специальный бланк, который необходимо заполнять каждый раз, когда выдаются наличные деньги из кассы компании. Проще говоря, РКО ― это официальное подтверждение того, что средства были кому-то выданы. На основании РКО и других документов ведется кассовая книга ― главный регистр учета наличных.
Документ помогает отслеживать, кому, когда, для чего и в каком размере были выданы деньги, это обязательный элемент соблюдения порядка проведения операций с кассой, установленного законодательством. Без правильно оформленного РКО любая выдача денег из кассы будет считаться нарушением.
Какие организации обязаны применять РКО
Заполнять РКО, когда наличка достается из кассы, несут обязанность все юридические лица, какую бы систему налогообложения они не выбрали. Также могут его заполнять ИП, если они решили вести операции с кассой в полном соответствии с указаниями Банка России, хотя для ИП предусмотрен упрощенный порядок, многие для внутреннего контроля все равно используют РКО.
Даже если организация или ИП применяет онлайн-кассу для расчетов с покупателями, когда рассчитывается наличными из основной кассы, например, выдает зарплату, все равно нужно оформлять бланк РКО.
Фото: Shutterstock
РКО обязаны использовать все компании, а ИП заполняют его по желанию ― для собственного контроля
Когда применяют расходный кассовый ордер
РКО нужно оформлять всегда, когда из кассы организации вынимают наличность. Это необходимо, чтобы руководство четко понимало, сколько денег сейчас есть в сейфе, и какие из них были выданы на производственные нужды. Самые распространенные ситуации, при которых заполняют РКО:
- Расчеты с работниками.
- Оплата командировок, закупок хозтоваров и расходных материалов.
- Выплата поставщикам или подрядчикам.
- Возврат денег покупателю за товар, если оплата изначально была наличкой.
- Инкассация — сдача наличности в банк.
Фото: Shutterstock
Также РКО заполняет руководитель, когда забирает деньги на личные нужды
Порядок оформления РКО
Чаще всего РКО заполняется бухгалтером или сотрудником бухгалтерии. Кассир непосредственно отсчитывает средства, проверяет РКО и расписывается на нем. В небольших организациях бухгалтер и кассир могут быть одним лицом.
Основанием для оформления РКО и выдачи денег служат подтверждающие документы:
- Заявления на выдачу денег.
- Приказы руководителя.
- Платежные или расчетно-платежные ведомости.
- Счета, договоры.
- Авансовые отчеты.
Основной документ, регулирующий кассовые операции, включая оформление РКО, это Указание Банка РФ № 3210-У, именно здесь прописаны особенности заполнения РКО. В свою очередь ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает общие требования к документам учета, к которым относится РКО.
Фото: Shutterstock
В небольших компаниях РКО чаще всего заполняет сам владелец бизнеса
Как заполнять расходный кассовый ордер
Заполнение РКО требует внимательности, иначе могут возникнуть проблемы при проверках. В качестве шаблона при заполнении используется унифицированная форма № КО-2. Пошаговый процесс оформления выглядит так:
- Указывается название компании, ее подразделение, ОКПО.
- Вписываются номер РКО и дата.
- Указывается счет, к которому относятся расходы.
- Сумма указывается числами.
- Указываются фамилия, имя и отчество того, кому выдаются деньги, в дательном падеже.
- Подробно описывается цель выдачи наличности.
- Сумма прописью.
- Перечисляются прилагаемые подтверждающие документы.
- Росписи ответственных лиц.
- Получатель собственноручно пишет сумму прописью, указывает текущую дату выдачи наличности и расписывается.
- Кассир вписывает данные документа получателя.
- После выполнения всех процедур и фактического отсчета наличности кассир ставит подпись на РКО.
- Cрок действия расходного кассового ордера ― один день.
Фото: Shutterstock
В случае ошибки РКО необходимо аннулировать и заполнить еще раз с правильными данными
Образцы заполнения РКО
Чтобы теория стала понятнее, давайте рассмотрим несколько практических примеров заполнения РКО для разных ситуаций. Представим, что мы работаем в ООО «СтартАп Плюс». В таблице ниже представлены ключевые поля РКО для наглядности.
Выдача денег при расчетах с поставщиками
В следующем документе мы оплачиваем наличными поставщику ООО «Надежный партнер» сумму за полученные канцелярские товары по счету № 55 от 01.06.2024.
Выдача материальной помощи сотруднику
В этом документе мы выдаем материальную помощь сотруднику Кузнецову В.П. на основании его заявления и приказа директора.
Выдача денег для сдачи в банк
В следующем примере кассир выдает из кассы наличную выручку для сдачи на расчетный счет в банк.
Журнал регистрации расходных кассовых ордеров
Каждый оформленный РКО должен быть учтен. Для этого ведется специальный Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма № КО-3).
Он позволяет отслеживать всю последовательность выданных РКО, не пропуская ни одного номера. Журнал КО-3 разделен на листы, каждый из которых соответствует одному рабочему дню. Он состоит из двух частей: одна для приходных ордеров (ПКО), другая — для расходных (РКО).
В части, относящейся к РКО, указываются:
- Дата составления РКО.
- Порядковый номер РКО.
- Сумма, выданная по ордеру.
- Примечание.
Записи в журнал вносятся хронологически по мере оформления РКО. В конце дня кассир подсчитывает общую сумму выданных денег по всем РКО за день и сверяет ее с данными кассовой книги. Ответственность за ведение журнала регистрации несет кассир или бухгалтер.
Расходные кассовые ордера, как и другие первичные учетные документы, необходимо хранить в течение сроков, установленных законодательством. Согласно Приказу Росархива № 236, кассовые документы хранятся не менее пяти лет при условии проведения проверки. Если проверка не проводилась, хранятся до ее проведения.
Фото: Shutterstock
Организации вправе разработать собственную форму журнала регистрации, главное, чтобы она содержала всю необходимую информацию
Ответственность за ошибки при оформлении РКО
Неправильное оформление расходных кассовых ордеров или нарушение порядка работы с наличными может привести к неприятным последствиям. Важно понимать риски. В следующей таблице указано, какие санкции ждут ответственных за нарушения в работе с РКО.
Аккуратность и точность при работе с РКО ― это не просто формальность, а важный элемент финансовой безопасности и законности деятельности организации. Лучше потратить лишние пару минут на проверку документа, чем потом разбираться с последствиями ошибок.